KI-Telefonassistent für Therapiepraxen: Behandeln, ohne dass Anfragen liegen bleiben

Sie kennen die wenigen Minuten zwischen zwei Einheiten. Die Liege wird frisch bezogen, die Dokumentation muss noch rein, und die nächste Patientin sitzt schon im Wartebereich. Stellen Sie sich vor, genau jetzt zeigt das Telefon mehrere verpasste Anrufe und zwei Nachrichten auf dem Anrufbeantworter. Eine davon besteht aus einem Namen, den Sie nicht verstehen, und einer Nummer, die in der Mitte abbricht.

Eine Behandlung wegen jedes Anrufs zu unterbrechen, ist keine gute Lösung. Wer behandelt, soll sich auf den Menschen auf der Liege konzentrieren können. Bleibt das Telefon deshalb stumm, verschiebt sich die Arbeit allerdings: Rückrufe sammeln sich für die Pausen oder das Ende des Tages.

In diesem Artikel geht es um genau diese Lücke. Sie erfahren, welche Anrufe in Physiotherapie-, Ergotherapie- und Logopädiepraxen typischerweise ankommen und warum manche davon zeitkritischer sind, als sie klingen. Sie sehen, was ein KI-Telefonassistent in diesem Umfeld übernehmen kann und wo er ausdrücklich aufhören muss. Und Sie erfahren, wie Hero Agency so einen Assistenten für eine Praxis einrichtet.

Was der Anrufbeantworter Ihnen wirklich hinterlässt

Ein Anrufbeantworter gibt Anrufenden die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. Ob sie alle nötigen Angaben nennen, kann er nicht klären.

Denken Sie an die letzte Woche. Wie viele Nachrichten waren wirklich vollständig? Auf Band sprechen manche Menschen anders als im Gespräch. Sie rechnen damit, dass jemand zurückruft, und lassen Wichtiges weg. Ein ausgedachtes, aber vertrautes Beispiel: „Hier ist Müller, bitte rufen Sie mich zurück.“ Welcher Müller? Neu in der Praxis oder seit drei Wochen in Behandlung? Geht es um eine Absage für morgen früh oder um eine neue Verordnung?

Dann muss Ihr Team zurückrufen, unter Umständen mehrmals, wenn Herr Müller beim ersten Versuch selbst nicht rangeht. Zwischen den Einheiten ist dafür wenig Zeit. Also rutschen Rückrufe leicht an den Rand des Tages, wenn die Konzentration nachlässt. Ob die anrufende Person bis dahin wartet oder schon weitergesucht hat, wissen Sie nicht.

Dazu kommt etwas, das in keiner Statistik auftaucht: das Gefühl, hinterherzulaufen. Wer zwischen zwei Behandlungen auf das Telefon schaut, ist mit dem Kopf leicht schon halb beim nächsten Rückruf. Das kostet Aufmerksamkeit, und die gehört eigentlich in die Behandlung.

Die typischen Anrufe einer Heilmittelpraxis

Bevor wir über Technik sprechen, schauen wir auf die Gründe für die Anrufe. In vielen Therapiepraxen wiederholen sich wenige Anrufarten:

• Neue Anfragen mit Verordnung: Jemand hat vom Arzt eine Heilmittelverordnung bekommen und sucht einen Therapieplatz.
• Absagen und Verschiebungen: Ein bestehender Termin fällt aus, oft kurzfristig.
• Folgetermine und Fragen zur Serie: Wann geht es weiter? Ist die Verordnung bald aufgebraucht?
• Organisatorisches: Anfahrt, Parken, Barrierefreiheit, was man zur ersten Einheit mitbringen soll.
• Rückrufe von außen: Arztpraxen, Angehörige, Kostenträger.
• Fachliche Fragen: „Ist das bei meinen Rückenschmerzen das Richtige?“

Diese Liste teilt sich nicht so sauber, wie sie aussieht. Bei den ersten vier Gruppen lässt sich der organisatorische Teil gut abgrenzen: Wer ruft an, worum geht es, wer soll zurückrufen? Aber auch dort kann eine Frage fachlich werden. Ob eine Serie verlängert werden sollte oder ob eine Verordnung zur geplanten Behandlung passt, entscheidet Ihr Team, nicht das Telefon. Rückrufe von außen brauchen meist einen Menschen. Fachliche Fragen beantwortet der hier beschriebene Assistent nicht. Diese Unterscheidung trägt den ganzen Rest dieses Artikels.

Warum manche Anrufe in Therapiepraxen zeitkritisch sind

In einer Heilmittelpraxis kann ein verpasster Anruf für die anrufende Person mehr bedeuten als eine kleine Verzögerung. Ein Grund dafür steht auf dem Rezept.

Für die gesetzliche Krankenversicherung legt der Gemeinsame Bundesausschuss in der Heilmittel-Richtlinie fest, wann eine Behandlung nach einer vertragsärztlichen Verordnung beginnen muss. Ohne dringlichen Bedarf sind es bis zu 28 Kalendertage, bei einer als dringlich markierten Verordnung 14 Kalendertage. Für Verordnungen im Rahmen des Entlassmanagements nach einem Krankenhausaufenthalt gelten kürzere, eigene Fristen (G-BA: Verordnung von Heilmitteln).

Was heißt das fürs Telefon? Wer mit einer frischen Verordnung anruft, hat möglicherweise eine Frist im Blick. Erreicht er Ihre Praxis nicht, ist es gut möglich, dass er es anderswo versucht. Das wäre kein Vorwurf an die Patientinnen und Patienten, sondern vernünftig. Für Ihre Praxis geht es dabei nicht um einen „Lead“. Es geht um einen Menschen, dem Sie womöglich hätten helfen können, und um den Überblick darüber, wer eigentlich noch wartet.

Ähnlich ist es bei Absagen. Je später eine Absage bei der zuständigen Person ankommt, desto schwieriger wird es in der Regel, den frei gewordenen Platz noch sinnvoll zu vergeben. Wer eine Warteliste führt, kennt die Situation: Der freie Platz war da, aber zu spät bekannt.

Der hier beschriebene Assistent berechnet oder bewertet diese Fristen nicht. Das bleibt Aufgabe Ihres Teams. Die organisatorische Angabe, dass eine Verordnung vorliegt und wann sie ausgestellt wurde, kann aber in die Übergabe gehören. Dann erkennt Ihr Team schneller, welchen Rückruf es vorziehen möchte.

Was sich ändert, wenn der Anruf sortiert ankommt

Stellen Sie sich den gleichen Moment zwischen zwei Einheiten anders vor. Statt verpasster Anrufe finden Sie kurze Notizen vor, hier als erfundenes Beispiel:

• Neue Anfrage, Physiotherapie, Verordnung liegt vor, Ausstellungsdatum genannt, Rückruf vormittags gewünscht.
• Absage für einen Termin am nächsten Morgen, Termin als bestehender Vorgang gekennzeichnet.
• Frage nach Parkmöglichkeiten, bereits beantwortet, keine Aktion nötig.
• Anrufer möchte mit der behandelnden Therapeutin sprechen, fachliches Anliegen, Rückruf erbeten.

Mit solchen Notizen können Sie leichter entscheiden, was zuerst passiert und was warten kann. Die Absage kann an die Person gehen, die heute die Warteliste betreut. Die neue Anfrage mit Verordnung bekommt einen Rückruf zur gewünschten Tageszeit, sofern Ihr Team das einrichten kann. Die Parkfrage ist erledigt. Und das fachliche Anliegen landet dort, wo es hingehört: bei der Therapeutin.

Mehr Patientinnen und Patienten oder eine feste Zeitersparnis kann Ihnen niemand seriös versprechen, auch wir nicht. Fehlerfrei sind auch solche Notizen nicht, etwa wenn ein Name undeutlich war. Der eigentliche Gewinn ist unspektakulärer und trotzdem spürbar: Ihr Team beginnt den Rückruf nicht bei null. Und die anrufende Person hat am Ende des Gesprächs gehört, was als Nächstes passiert.

Was Anrufende davon haben

Auch für Anrufer ist der Unterschied konkret. Beim Anrufbeantworter bleibt offen, ob und wann die Nachricht gehört wird. Beim Assistenten hören sie eine Zusammenfassung: „Ich habe notiert, dass Sie einen ersten Termin für Physiotherapie suchen und eine Verordnung haben. Die Praxis ruft Sie zurück. Ein Termin ist damit noch nicht vergeben.“ Das ist ehrlich und verhindert Missverständnisse.

So kann ein KI-Telefonassistent in Ihrer Praxis arbeiten

Ein KI-Telefonassistent führt ein echtes Gespräch. Er stellt Rückfragen, gibt freigegebene Auskünfte und fasst das Anliegen für Ihr Team zusammen. Er gibt sich dabei als KI zu erkennen. Hero Agency richtet solche Assistenten auf der Plattform Fonio ein. Was sie grundsätzlich können, beschreibt unsere Übersicht zum KI-Telefonassistenten.

Für eine Therapiepraxis entsteht der Nutzen allerdings erst durch die richtigen Regeln. Die folgenden vier Abläufe sind Beispiele, keine Berichte über bestehende Kunden. Sie zeigen, wie ein Gesprächsweg aussehen kann, den Sie mit uns gemeinsam festlegen.

Beispiel 1: Neue Anfrage mit Verordnung

Eine Anruferin sagt, dass sie eine Verordnung für Physiotherapie bekommen hat und einen Termin sucht. Der Assistent bestätigt, dass die Praxis Physiotherapie anbietet. Diese Information haben Sie freigegeben. Dann fragt er nach Name, Rückrufnummer und bevorzugter Erreichbarkeit. Er fragt außerdem, ob eine Verordnung vorliegt und wann sie ausgestellt wurde, wenn Sie das als organisatorische Angabe festgelegt haben.

Was er nicht fragt: welche Diagnose auf der Verordnung steht oder welche Beschwerden die Anruferin hat. Das ist keine Einstellungsfrage, sondern eine Grenze des hier beschriebenen organisatorischen Ablaufs. Diese Angaben gehören in das persönliche Gespräch mit Ihrem Team bzw. in Ihre Praxisunterlagen.

Am Ende fasst der Assistent zusammen und sagt klar: Die Praxis meldet sich, ein Termin steht noch nicht fest.

Beispiel 2: Absage für morgen früh

Ein Patient ruft an, weil er morgen nicht kommen kann. Der KI-Telefonassistent nimmt Name, Datum und Uhrzeit des Termins auf und wiederholt beides zur Kontrolle. Hat Ihre Praxis keine geprüfte Kalenderverbindung für Absagen, sagt er: „Ich gebe Ihre Absage an die Praxis weiter.“ Er sagt nicht: „Ihr Termin ist storniert.“

Fragen zu Ausfallgebühren beantwortet der Assistent nur mit dem Text, den Sie dafür freigegeben haben, etwa mit einem Hinweis auf Ihre Terminbedingungen. Einen Einzelfall bewertet er nicht, und er erlässt auch keine Gebühr. Das entscheidet Ihr Team.

Beispiel 3: Frage zur Anfahrt vor der ersten Einheit

Jemand fragt, wo der Eingang ist, ob es Parkplätze gibt und was er zur ersten Behandlung mitbringen soll. Wenn Sie diese Informationen freigegeben haben, beantwortet der Assistent sie direkt, etwa „Versichertenkarte und Verordnung“ oder was bei Ihnen gilt. Der Vorgang ist erledigt, eine kurze Notiz reicht.

Solche Anrufe sind unscheinbar. Aber das Klingeln unterbricht genauso wie bei einem wichtigen Anruf. Gerade hier kann ein Assistent entlasten, weil die Antwort feststeht und von Ihnen geprüft ist.

Beispiel 4: Die Frage wird fachlich

Eine Anruferin fragt, ob ihre Schmerzen eher für Physiotherapie oder für Osteopathie sprechen. Hier endet die Aufgabe der KI. Der KI-Telefonassistent erklärt freundlich, dass er organisatorische Fragen beantwortet und fachliche Fragen nicht einschätzen kann. Dann bietet er den Weg an, den Ihre Praxis dafür vorsieht: einen Rückruf durch das Team oder die Weiterleitung, falls jemand erreichbar ist.

Er fragt nicht nach, wo es wehtut. Er beruhigt nicht und dramatisiert nicht. Und er stuft nicht ein, wie dringend etwas ist.

Die rote Linie: keine Befunde, keine Dringlichkeit, kein Notfallkanal

Dieser Punkt gehört an den Anfang jeder Planung. Ein KI-Telefonassistent, wie Hero ihn einrichtet, ist für organisatorische Aufgaben da. Medizinische Beratung, die Bewertung von Beschwerden und fachliche Entscheidungen gehören nicht dazu. So steht es auch auf unserer Seite für Branchen und Praxisbetriebe.

Dahinter steht mehr als Vorsicht. Eine KI, die Beschwerden einordnet, würde Vertrauen beanspruchen, das ihr in dieser Rolle nicht zusteht. Würde sie einmal falsch beruhigen, fiele das auf Ihre Praxis zurück.

Was heißt das praktisch?

• Keine Triage: Der Assistent sortiert nach Anliegen (neu, Absage, organisatorisch, fachlich), nicht nach Schwere.
• Kein Notfallkanal: Ihre Praxis legt fest, welcher Hinweis für akute Situationen gegeben wird. In Deutschland ist für lebensbedrohliche Notfälle die 112 zuständig. Für dringende, aber nicht lebensbedrohliche Beschwerden außerhalb der Sprechzeiten gibt es den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117 (116117.de). Ob und wie Ihr Assistent darauf hinweist, entscheiden Sie gemeinsam mit uns. Die fachliche Verantwortung für diesen Text liegt bei Ihnen.
• Keine Behandlungsempfehlung: Auch „Das klingt nach einem Fall für Manuelle Therapie“ ist eine Empfehlung. Der Assistent sagt so etwas nicht.

Datensparsamkeit ist hier keine Formalie, sondern Gestaltung

In einer Therapiepraxis ist schon der Anruf selbst sensibel. Das Bundesgesundheitsportal zählt zu den Gesundheitsdaten ausdrücklich auch Informationen über medizinische Behandlungen, die jemand in Anspruch genommen hat (gesund.bund.de). Wer bei einer Physiotherapiepraxis einen Termin absagt, verrät damit bereits, dass er dort in Behandlung ist.

Eine pauschale Aussage wie „Das ist DSGVO-konform“ finden Sie bei uns deshalb nicht. Sie wäre für Ihren Einzelfall auch nicht belastbar. Stattdessen gestalten wir den Ablauf so, dass möglichst wenig Sensibles entsteht:

• Nur fragen, was der nächste Schritt braucht. Für einen Rückruf braucht Ihr Team Name, Nummer und Anliegen, aber keine ausführliche Schilderung der Beschwerden. Auch organisatorische Angaben können Gesundheitsbezug haben und brauchen einen entsprechend geprüften Umgang.
• Freiwillig Erzähltes einplanen. Manche Menschen erzählen ungefragt von ihrer Operation. Wir besprechen vorher, wie der KI-Telefonassistent darauf reagiert und was in der Zusammenfassung landet.
• Zusammenfassung ist nicht gleich Aufnahme. Ob Gespräche als Ton aufgezeichnet werden, ist eine eigene Entscheidung. Eine kurze Notiz reicht oft.
• Klare Empfänger. Wer sieht die Notiz? Wie lange bleibt sie gespeichert? Wo wird sie gelöscht?

Vor dem Start klären wir KI-Kennzeichnung, benötigte Daten, Zugriffe und Speicherregeln für Ihren Einsatz. Die rechtliche Bewertung übernehmen die zuständigen Fachleute bzw. Ihre Datenschutzberatung. Hero setzt die abgestimmten Vorgaben im vereinbarten Umfang um.

Kalender und Serien: Was die KI buchen darf und was nicht

Oft kommt als Erstes die Frage: „Kann der KI-Telefonassistent Termine direkt eintragen?“ Das ist mit einer geeigneten Verbindung und klaren Regeln möglich. Für den Einstieg kann es einfacher sein, zunächst Terminwünsche aufzunehmen.

Therapietermine stehen selten für sich allein. Eine Verordnung umfasst häufig mehrere Einheiten, oft in regelmäßigen Abständen. Termine hängen an bestimmten Therapeutinnen und Therapeuten, an Räumen, manchmal an Geräten oder Zusatzqualifikationen. Viele Praxen arbeiten mit spezieller Praxissoftware. Ob und wie sie sich mit einem Telefonassistenten verbinden lässt, muss im Einzelfall geprüft werden. Eine pauschale Zusage für jede Praxissoftware geben wir nicht.

Deshalb empfehlen wir für Therapiepraxen meist diese Reihenfolge:

• Start ohne Buchung: Der Assistent nimmt Terminwünsche und Absagen auf. Ihr Team bestätigt.
• Später, wenn sinnvoll, einzelne Terminarten: Falls es eine klar abgegrenzte Terminart gibt, etwa ein Erstgespräch zu Selbstzahlerleistungen, und Ihr Kalender sich passend anbinden lässt, prüfen wir diese eine Terminart.
• Serien bleiben beim Team. Die Planung einer ganzen Behandlungsserie ist eine Aufgabe für Menschen, die den Kalender und die Patientinnen und Patienten kennen.

Wichtig ist dabei eine Regel, die für alle Hero-Assistenten gilt: Eine Buchung gilt erst dann als bestätigt, wenn der Eintrag im verbundenen System erfolgreich angelegt wurde. Klappt das nicht, nimmt der Assistent einen Terminwunsch auf und sagt das auch so. Mehr dazu, wie wir Buchungsregeln und Verbindungen prüfen, lesen Sie auf der Seite zu Kalender und CRM.

Die Rückrufnotiz: das eigentliche Produkt

Aus Sicht Ihrer Praxis ist das Gespräch nur der Anfang. Was zählt, ist die Notiz, die danach bei Ihrem Team ankommt. Eine gute Notiz beantwortet auf einen Blick drei Fragen: Wer? Worum geht es? Was ist der nächste Schritt?

Ein mögliches Format (Beispiel mit erfundenen Angaben):

Zwei Regeln machen eine solche Notiz verlässlich. Erstens: Was fehlt, bleibt als fehlend sichtbar. Der KI-Telefonassistent darf keine Nummer „ergänzen“, die er nicht sicher verstanden hat. Zweitens: Jede Notiz landet bei einem festen Empfänger. Das kann eine E-Mail-Adresse sein, die Ihr Team zu festgelegten Zeiten prüft, oder ein Postfach für die Person am Empfang. Wann geprüft wird, bestimmt Ihre Praxis; der Assistent sollte Anrufenden keine Rückrufzeit zusagen, die Ihr Team nicht verbindlich eingeplant hat. Für den Anfang braucht es keine komplexe Verbindung zur Kundenverwaltung.

Wie ein ehrlicher Start aussieht: klein, getestet, umkehrbar

Wir empfehlen Praxen einen überschaubaren ersten Einsatz. Eine naheliegende Form ist diese: Der KI-Telefonassistent nimmt nur dann ab, wenn niemand ans Telefon geht, zum Beispiel während der Behandlungszeiten. Er beantwortet Organisatorisches und nimmt alles andere als Rückruf auf.

Vor dem Start testen wir gemeinsam mit Ihnen, und zwar nicht nur mit freundlichen Standardanrufen:

• Jemand nuschelt seinen Namen oder korrigiert die Nummer mitten im Satz.
• Jemand fragt nach einer Leistung, die Ihre Praxis nicht anbietet.
• Jemand erzählt ausführlich von seinen Beschwerden.
• Jemand möchte ausdrücklich nicht mit einer KI sprechen.
• Die Übergabe an Ihr Postfach schlägt fehl.

Wenn Sie Antworten, Notizen und den Umgang mit Fehlern geprüft haben, entscheiden Sie über den Start. Legen Sie außerdem fest, wie Sie den Assistenten kurzfristig wieder abschalten, falls etwas nicht passt. Ein Einsatz, den man einfach zurücknehmen kann, lässt sich viel entspannter ausprobieren.

Nach einigen Wochen schauen Sie mit Ihrem Team auf die Notizen. Waren die Nummern korrekt? Ging aus dem Anliegen hervor, was zu tun war? Gab es Missverständnisse? Aus diesen Antworten ergibt sich, ob und wie der Einsatz wachsen soll.

So setzt Hero Agency den KI-Telefonassistenten für Ihre Praxis um

Hero Agency aus Köln richtet KI-Telefonassistenten auf der Plattform Fonio ein und begleitet den Einsatz im vereinbarten Umfang. Für eine Therapiepraxis sieht das konkret so aus:

1. Anrufe verstehen. Wir sprechen mit Ihnen über die Anrufe, die Ihre Praxis wirklich bekommt: welche Anrufarten, wer bei Ihnen zuständig ist, wann das Telefon unbesetzt ist. Daraus legen wir eine erste, klar begrenzte Aufgabe fest.

2. Wissen und Grenzen festlegen. Wir bereiten die organisatorischen Informationen auf, die der Assistent nutzen darf: Leistungsbereiche, Adresse, Anfahrt, Kontaktzeiten, was zur ersten Einheit mitzubringen ist, Ihre Hinweise zu Absagen. Genauso wichtig ist die Liste dessen, was er nicht sagt und nicht fragt.

3. Gesprächswege und Übergaben einrichten. Wir formulieren Begrüßung, Rückfragen und Zusammenfassungen, prüfen Ihre Telefonlösung und richten ein, wohin die Notizen gehen. Ob Ihre bisherige Nummer bleiben kann, klären wir vorab anhand Ihres Anbieters.

4. Gemeinsam testen und freigeben. Sie hören selbst, wie der Assistent Ihre Praxis vorstellt, und prüfen die Notizen. Erst nach Ihrer Freigabe geht er in den Einsatz.

5. Pflegen. Ändern sich Öffnungszeiten, Leistungen oder Zuständigkeiten, müssen auch die Antworten angepasst werden. Wer das übernimmt, halten wir im Betreuungsumfang fest.

Was die Einrichtung kostet, hängt vom Umfang ab. Im Angebot weisen wir Einrichtung, Plattform und Nutzung sowie Betreuung getrennt aus. Welche Bestandteile es gibt, erklärt die Seite Einrichtung und Betreuung.

Was kostet ein Telefonassistent für eine Therapiepraxis?

Die Kosten hängen davon ab, welche Aufgaben er übernimmt und wie Ihre Telefonlösung angebunden wird. Ein Assistent für organisatorische Fragen und Rückrufwünsche braucht eine andere Einrichtung als eine direkte Terminbuchung in der Praxissoftware. Im Angebot stehen Einrichtung, Fonio-Tarif und Betreuung getrennt. Die aktuellen Softwarepakete finden Sie in unserer Kostenübersicht.

Häufige Fragen aus Therapiepraxen

Lohnt sich ein KI-Telefonassistent auch für eine kleine Praxis ohne Empfang?

Gerade in kleinen Praxen ohne durchgehend besetzten Empfang kann das beschriebene Problem auftreten. Ob sich der Aufwand lohnt, hängt davon ab, wie viele Anrufe Sie verpassen und wie viel Zeit das Nacharbeiten kostet. Bei sehr wenigen Anrufen kann ein gut gepflegter Anrufbeantworter reichen. Das sagen wir Ihnen auch so.

Fragt der KI-Telefonassistent nach der Diagnose auf der Verordnung?

Nein. In dem hier beschriebenen organisatorischen Ablauf erfragt der Assistent weder Diagnose noch Beschwerden, und diese Grenze ist nicht als optionale Einstellung gedacht. Für die Rückrufvorbereitung genügt die organisatorische Angabe, ob eine Verordnung vorliegt und wann sie ausgestellt wurde. Alles Fachliche klärt Ihr Team im persönlichen Gespräch.

Kann der Assistent Absagen direkt im Kalender austragen?

Das setzt eine geeignete, geprüfte Verbindung zu Ihrem Kalender bzw. Ihrer Praxissoftware voraus. Diese prüfen wir einzeln. Neue Buchungen, Umbuchungen und Absagen sind dabei jeweils eigene Funktionen. Ohne diese Verbindung nimmt der Assistent die Absage auf und gibt sie weiter.

Was passiert, wenn jemand nicht mit einer KI sprechen möchte?

Das planen wir von Anfang an ein. Je nach Ablauf wird der Anruf weitergeleitet, wenn jemand erreichbar ist, oder der Assistent nimmt nur Name und Nummer für einen Rückruf auf. Niemand soll in einem Gespräch festgehalten werden, das er nicht führen möchte.

Können auch Ergotherapie- und Logopädiepraxen das nutzen?

Ja, die organisatorische Logik ist sehr ähnlich. Unterschiede gibt es bei den Leistungsbezeichnungen, bei Hausbesuchen oder bei Anrufen von Eltern und Angehörigen. Solche Punkte nehmen wir in Ihr Praxiswissen und in die Gesprächswege auf.

Kann ich später auch einen Chat auf der Website ergänzen?

Das ist möglich, wird aber gesondert geplant. Gerade im Gesundheitsumfeld sollte für jeden Kanal geprüft werden, welche Daten dort ankommen und wer sie liest. Mehr dazu auf unserer Seite zu WhatsApp und Website-Chat.

Der erste Schritt: drei Anrufe aufschreiben

Sie müssen für ein erstes Gespräch mit uns nichts technisch vorbereiten. Hilfreich ist eine kleine Übung: Notieren Sie an zwei normalen Praxistagen, welche Arten von Anrufen Sie verpassen. Inhalte brauchen Sie dafür nicht, Kategorien reichen: neu mit Verordnung, Absage, Organisatorisches, fachlich.

Bringen Sie diese Liste, Ihre bisherige Telefonlösung und den Namen Ihrer Praxissoftware mit. Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir gemeinsam, welcher erste Einsatz zu Ihrer Praxis passt. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein KI-Telefonassistent für Sie gerade nicht der richtige Schritt ist.

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