Das übernehmen wir bei Ihrer Fonio-Einrichtung
Vor dem Auftrag halten wir fest, welche Aufgaben wir übernehmen und welche Funktionen dafür in Ihrer Fonio-Einrichtung verfügbar sind.
Ihre Informationen in brauchbare Antworten verwandeln
Wir gehen mit Ihnen Ihre Leistungen, Öffnungszeiten und häufigen Anruferfragen durch. Was stimmt noch? Was fehlt? Welche Fragen darf nur Ihr Team beantworten? Daraus bereiten wir die Informationen vor, mit denen Ihr Assistent arbeiten soll.
So bekommt ein Anrufer auf „Bieten Sie diese Leistung an?“ eine passende Auskunft. Für eine persönliche Einschätzung nimmt der Assistent das Anliegen auf.
Festlegen, wie das Gespräch abläuft
Wir stimmen Begrüßung, Stimme und Ansprache ab. Danach formulieren wir die Gesprächsanweisungen: Welche Frage kommt zuerst? Welche Angaben braucht ein Rückruf? Wann soll die KI aufhören nachzufragen und an einen Menschen verweisen?
Diese Anweisungen heißen bei Fonio „Prompt“. Sie machen aus einer allgemeinen KI einen Assistenten mit einer klaren Aufgabe in Ihrem Betrieb.
Telefon und Übergabe zusammenbringen
Wir klären, wie Anrufe zu Ihrem Assistenten gelangen und wer die aufgenommenen Anliegen erhält. Dazu prüfen wir Ihre Telefonie und richten die passenden Funktionen ein, etwa eine Rückrufnotiz an das zuständige Postfach.
Soll der Assistent weiterleiten, testen wir auch den Fall, dass niemand abnimmt. Bei korrekt gemeldeter Ablehnung kann die KI das Gespräch fortsetzen und einen Rückrufwunsch aufnehmen. Dafür müssen Telefonanlage und Gesprächsregeln passend eingerichtet sein.
Kalender- oder CRM-Verbindungen prüfen wir an Ihrem konkreten System. Sie sind kein automatisch enthaltener Teil jeder Einrichtung. Mehr dazu auf unserer Seite Kalender und CRM.
Gemeinsam testen und Ihr Team einweisen
Sie hören selbst, wie der Assistent antwortet. Wir prüfen mit Ihnen typische Anrufe, fehlende Angaben und unbekannte Fragen. Bei einer Rückrufnotiz kontrollieren wir auch den Eingang beim richtigen Empfänger. Eine angekündigte Aktion allein reicht als Test nicht aus.
Ihr Team erfährt, wo die Anliegen ankommen und wer sie weiterbearbeitet. Anschließend geben Sie den getesteten Ablauf frei.
Was Sie für den Start vorbereiten können
Für das erste Gespräch brauchen Sie kein technisches Konzept. Hilfreich sind:
- Drei typische Anrufe: Was fragen Kunden, und was soll danach passieren?
- Aktuelle Antworten: Ihre Website, Leistungen, Öffnungszeiten und häufige Fragen – mit Hinweisen auf veraltete Angaben.
- Zuständigkeiten: Wer bearbeitet Rückrufe? Wer entscheidet über fachliche Fragen?
- Ihre vorhandene Technik: Telefonanbieter und Telefonanlage; bei Bedarf der genutzte Kalender oder die Kundenverwaltung.
- Ihre Grenzen: Welche Auskünfte oder Zusagen soll der Assistent ausdrücklich nicht geben?
Sie kennen Ihren Betrieb und prüfen die fachlichen Angaben. Wir helfen, daraus verständliche Antworten und Gesprächsregeln zu machen. Danach besprechen wir, welche Zugänge für die Einrichtung nötig sind.
So läuft die Einrichtung bis zur Freigabe ab
- Den ersten Einsatz festlegen. Wir wählen mit Ihnen eine konkrete Aufgabe und halten fest, was dazugehört. Für den Anfang kann das die Aufnahme von Rückrufwünschen sein.
- Inhalte und Antworten vorbereiten. Sie prüfen die Angaben zu Ihrem Betrieb. Wir richten den Assistenten dafür ein.
- Den ganzen Ablauf ausprobieren. Wir prüfen das Gespräch und das Ergebnis: Ist die Notiz angekommen? Funktioniert die Weiterleitung? Steht ein gebuchter Termin tatsächlich im Kalender?
- Das Team vorbereiten und freigeben. Zuständigkeiten und offene Punkte werden geklärt. Danach entscheiden Sie über den Start des geprüften Einsatzes.
KI kann Fehler machen. Deshalb prüfen wir auch schwierige Anrufe und legen fest, wann Ihr Team übernimmt.
Checkliste: KI-Telefonassistent vor dem Start testen
Fonio selbst einrichten oder Hero Agency beauftragen?
Sie können Fonio selbst einrichten. Das kann passen, wenn Sie einen überschaubaren Anwendungsfall haben und jemand im Team Inhalte, Einstellungen und Tests übernimmt.
Wenn diese Arbeit im Tagesgeschäft liegen bleibt, können Sie uns damit beauftragen. Sie bringen Ihr Fachwissen ein; wir übernehmen die Einrichtung und testen sie mit Ihnen. Auch eine bestehende Einrichtung kann der Ausgangspunkt sein.
Entscheidungshilfe: Fonio selbst einrichten oder einrichten lassen?
Wer übernimmt was?
| Beteiligte | Aufgabe |
|---|---|
| Fonio | Stellt die Software bereit. Welche Funktionen verfügbar sind, richtet sich nach dem Produkt, Ihrem Konto und der Einrichtung. |
| Hero Agency | Bereitet Inhalte und Gesprächsanweisungen vor, richtet die beauftragten Funktionen ein und begleitet Tests und Einführung. |
| Ihr Unternehmen | Prüft die fachlichen Antworten, legt Zuständigkeiten fest, gibt den Einsatz frei und bearbeitet die übergebenen Anliegen. |
Vor dem Auftrag klären wir, wer das Fonio-Konto führt, welche Zugriffe nötig sind und wer Software und Agenturleistung abrechnet. Ein vorhandenes Konto berücksichtigen wir dabei.
Was kosten Einrichtung, Software und Betreuung?
Einrichtung: Der Aufwand hängt davon ab, welche Inhalte vorbereitet werden müssen, welche Aufgaben der Assistent übernehmen soll und welche Verbindungen und Tests dazugehören.
Software und Nutzung: Dazu kommen der gewählte Fonio-Tarif und mögliche nutzungsabhängige Kosten. Diese sind von unserer Einrichtungsleistung zu unterscheiden.
Betreuung: Änderungen an Inhalten und Gesprächsregeln können Sie separat beauftragen. Im Angebot steht, welche Unterstützung enthalten ist und wie zusätzliche Arbeiten berechnet werden.
Für ein Angebot helfen uns die ungefähre Anrufmenge, typische Anliegen und Angaben zu Ihrer Telefonanlage. Sie sehen vor dem Auftrag, welche Arbeiten enthalten sind und welche laufenden Kosten entstehen. Unsere Angebote weisen die Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer aus.
Die Fonio-Softwarepreise finden Sie in unserer Übersicht. Einrichtung und Betreuung durch Hero Agency werden separat angeboten.
Angaben und Zugriffe vor dem Start klären
Welche Informationen braucht Ihr Team für einen Rückruf? Wer soll sie erhalten? Wir berücksichtigen diese Fragen bei der Einrichtung. Der Assistent stellt sich als KI vor. Eine Gesprächsnotiz, ein Transkript und eine Tonaufnahme werden dabei getrennt betrachtet.
Die Datenschutzanforderungen für Ihren Betrieb klären Sie mit den dafür zuständigen Personen. Wir liefern dazu die Informationen zu Ihrer Einrichtung.
So unterstützen wir Sie nach dem Start
Ändern sich Öffnungszeiten, Leistungen oder Zuständigkeiten, braucht auch Ihr Assistent aktuelle Informationen. Wir legen mit Ihnen fest, welche Pflege Ihr Team übernimmt und womit Sie uns beauftragen möchten.
Bei der Betreuung passen wir Antworten und Gesprächsregeln im gebuchten Umfang an. Für neue Aufgaben oder weitere Verbindungen erhalten Sie vorab eine Einschätzung des zusätzlichen Aufwands.
Sie nutzen Fonio bereits?
Beschreiben Sie uns, an welcher Stelle es noch hakt: eine unpassende Antwort, fehlende Rückrufangaben oder eine Übergabe, die nicht funktioniert. Wir sehen uns den Ablauf mit Ihnen an und vereinbaren die nötigen Anpassungen. Eine komplette Neueinrichtung ist dafür nicht automatisch erforderlich.
Häufige Fragen zur Einrichtung
Muss ich die Technik selbst beherrschen?
Nein. Wenn Sie uns beauftragen, übernehmen wir die Einrichtung. Sie liefern Ihr Fachwissen, entscheiden über Antworten und Zuständigkeiten und testen mit uns.
Kann ich später selbst etwas ändern?
Das hängt vom gewählten Konto- und Zugriffsmodell ab. Wir klären vorab, welche Änderungen Ihr Team selbst vornehmen kann und welche Betreuung Sie wünschen.
Was passiert nach der Freigabe?
Der freigegebene Ablauf geht in Betrieb. Ihr Team bearbeitet übergebene Anliegen. Die anschließende Pflege und Unterstützung richten sich nach Ihrem Betreuungsauftrag.
Was brauchen Sie für die Fonio-Einrichtung?
Hilfreich sind Ihre Website, aktuelle Leistungen und Öffnungszeiten, typische Anruferfragen sowie Angaben zu Ihrer Telefonanlage und den gewünschten Empfängern. Im Erstgespräch klären wir, welche Informationen und Zugänge für Ihren Auftrag tatsächlich benötigt werden.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt vom Unternehmenswissen, den Gesprächsabläufen und den benötigten Verbindungen ab. Nach der gemeinsamen Bestandsaufnahme nennen wir Ihnen einen Zeitplan für Einrichtung, Tests und Freigabe.
Ist Hero Agency ein Fonio-Partner?
Ja. Hero Agency aus Köln ist offizieller Fonio-Partner und unterstützt Sie bei Einrichtung und Betreuung. Die Software stellt Fonio bereit. Welche Aufgaben wir für Sie übernehmen und wie Software und Agenturleistung abgerechnet werden, steht in Ihrem Angebot.
Kann ich auch nur eine bestehende Einrichtung verbessern lassen?
Ja. Wir schauen mit Ihnen auf die Stellen, die noch nicht passen: etwa Antworten, Weiterleitungen oder fehlende Rückrufangaben. Sie müssen dafür nicht automatisch alles neu aufsetzen lassen. Nach der Bestandsaufnahme vereinbaren wir die konkreten Änderungen.
Beginnen wir mit Ihren häufigsten Anrufen
Bringen Sie drei Beispiele mit. Wir besprechen, welche Aufgaben Fonio übernehmen soll und welche Informationen und Verbindungen dafür nötig sind. Daraus entsteht ein Angebot für Ihre Einrichtung.