Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe entgegennimmt und ein Gespräch führt. Anrufer sprechen ganz normal und müssen ihr Anliegen nicht nach einem Signalton auf Band hinterlassen. Der Assistent geht auf Fragen ein und fragt nach, wenn Angaben fehlen.
Oft wird dafür auch der Begriff KI-Anrufbeantworter verwendet. Der Unterschied zur klassischen Bandansage: Anrufer können Fragen stellen und bekommen direkt eine Antwort.
Seine Antworten beruhen auf den Informationen Ihres Unternehmens: zum Beispiel Ihren Öffnungszeiten, Leistungen und häufigen Kundenfragen. Gemeinsam legen wir fest, was er beantworten soll und wann Ihr Team übernimmt.
Warum klingt das heute so natürlich?
Moderne KI verbindet Spracherkennung, Sprachverarbeitung und künstlich erzeugte Stimmen. Dadurch kann der Assistent auf das Gesagte eingehen, statt immer dieselbe Aufnahme abzuspielen. Auch Rückfragen sind möglich.
Stimme und Ansprache lassen sich auf Ihren Betrieb abstimmen. Wie das klingt, hören Sie bei gemeinsamen Testgesprächen selbst. Der Assistent stellt sich dabei als KI vor.
Welche Arbeit kann er Ihnen abnehmen?
Öffnungszeiten und häufige Fragen beantworten
„Haben Sie samstags geöffnet?“ „Wo kann ich parken?“ „Bieten Sie diese Leistung an?“ Solche Fragen kann Ihr Assistent anhand Ihrer Unternehmensinformationen direkt beantworten. Ihr Team muss dafür nicht jedes Mal die Arbeit unterbrechen.
Rückrufe vorbereiten
Braucht jemand ein Angebot oder persönliche Beratung, erfragt der Assistent Name, Rückrufnummer und Anliegen. So wissen Sie beim Rückruf bereits, worum es geht, und müssen nicht erst eine unvollständige Nachricht entschlüsseln.
Termine vereinbaren
Mit einer passenden Kalenderanbindung kann der Assistent freie Zeiten prüfen und Termine eintragen. Ohne diese Verbindung nimmt er einen Terminwunsch auf, den Ihr Team anschließend bestätigt.
An die richtige Person weiterleiten
Eine Frage zur Rechnung soll in die Buchhaltung, eine technische Frage zum zuständigen Mitarbeiter. Wir richten die vereinbarten Weiterleitungen ein. Bei korrekt gemeldeter Ablehnung kann die KI das Gespräch fortsetzen und einen Rückrufwunsch aufnehmen. Diesen Ablauf richten wir passend zu Ihrer Telefonanlage ein und testen ihn mit Ihnen.
Anfragen außerhalb Ihrer Öffnungszeiten aufnehmen
Sie entscheiden, wann der Assistent ans Telefon geht: wenn Sie gerade nicht abnehmen können oder auch nach Feierabend. Anrufer können dann ihr Anliegen hinterlassen und Antworten auf die Fragen bekommen, die Ihr Assistent bereits kennt.
Mehr über Kalender und Kundenverwaltung
Wann lohnt sich das für Ihren Betrieb?
Wenn Ihr Team dieselben Fragen häufig beantwortet, Anrufe während der Arbeit stören oder Rückrufe viel Vorbereitung brauchen, kann ein Telefonassistent helfen. Entscheidend ist, welche Anrufe bei Ihnen tatsächlich ankommen.
Im Handwerk und in Werkstätten
Während Sie am Auftrag arbeiten, nimmt der Assistent die nächste Anfrage auf. Sie erfahren, wer angerufen hat und welche Hilfe gebraucht wird.
In Beratung und Dienstleistung
Sie können ein Kundengespräch zu Ende führen, während der Assistent organisatorische Fragen beantwortet oder einen Rückrufwunsch aufnimmt.
In Studios, Praxen und Gastronomie
Während Sie Menschen vor Ort betreuen, beantwortet der Assistent Fragen zu Öffnungszeiten und Anfahrt oder nimmt Termin- und Reservierungswünsche auf. Persönliche und fachliche Beratung bleibt bei Ihrem Team.
Beispiele für Ihre Branche ansehen
Was passiert, wenn die KI nicht weiterweiß?
Dann braucht es einen klaren Weg zu einem Menschen. Wir legen mit Ihnen fest, wann der Assistent weiterleitet oder um einen Rückruf bittet. Fehlende Informationen soll er nicht erfinden. Diese Situationen testen wir genauso wie die alltäglichen Fragen.
Warum Fonio?
Fonio bringt die wichtigsten Bausteine für einen Telefonassistenten zusammen: Gespräche auf Deutsch, einstellbare Stimmen, Weiterleitungen und Verbindungen zu Kalendern und Kundenverwaltung. So kann aus einem Anruf auch der nächste Schritt werden – etwa ein Termin oder eine Nachricht an die zuständige Person. Welche Verbindung zu Ihrem Betrieb passt, prüfen wir vor der Einrichtung.
Auch wenn Ihre Kunden verschiedene Sprachen sprechen, bietet Fonio passende Möglichkeiten: Laut Anbieter stehen mehr als 60 Sprachen zur Verfügung, darunter Deutsch, Englisch und Türkisch. Im Telefon-Tarif Solo ist eine Rufnummer enthalten, im Team-Tarif sind es drei. Welche Sprache, Stimme und Telefonanbindung Sie brauchen, stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.
Die Technik liefert Fonio. Wir von Hero Agency kümmern uns darum, dass Ihr Assistent zu Ihrem Unternehmen passt: mit Ihren Informationen, den passenden Antworten und gemeinsamen Testgesprächen. Wenn Sie später Unterstützung bei Änderungen brauchen, können Sie uns auch mit der weiteren Betreuung beauftragen.
Wir richten Fonio für Sie ein
Sie kennen Ihren Betrieb. Wir kümmern uns darum, dass Ihr Telefonassistent die passenden Informationen und Gesprächsregeln bekommt. Als Fonio-Partner unterstützen wir Sie von der ersten Einrichtung bis zu den gemeinsamen Tests.
1. Ihre Anrufe verstehen
Wir besprechen, welche Fragen häufig kommen, wann die KI übernehmen soll und wer bei Ihnen für Rückrufe oder Weiterleitungen zuständig ist.
2. Den Assistenten einrichten
Wir bereiten Ihre Informationen auf und stimmen Stimme, Begrüßung und Gesprächsregeln ab. Welche Telefon- oder Kalenderverbindung möglich ist, prüfen wir an Ihrer vorhandenen Technik und halten den Umfang im Angebot fest.
3. Selbst ausprobieren und starten
Sie rufen den Assistenten im Test an und hören, wie er antwortet. Gemeinsam prüfen wir auch Rückfragen und Weiterleitungen. Erst nach Ihrer Freigabe geht er für Ihren Betrieb ans Telefon.
Auf Wunsch unterstützen wir Sie anschließend bei Änderungen und neuen Aufgaben. Was zur Betreuung gehört, halten wir im Angebot fest.
Mehr zur Fonio-Einrichtung und Betreuung
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die Kosten bestehen aus der Einrichtung, dem laufenden Fonio-Tarif und einer möglichen Betreuung durch uns. Ein Assistent für Öffnungszeiten und Rückrufwünsche braucht eine andere Einrichtung als einer, der mehrere Kalender oder Ihre Kundenverwaltung nutzt.
Im Angebot sehen Sie, welche Arbeiten wir übernehmen, welche laufenden Kosten entstehen und welche zusätzlichen Leistungen Sie wählen können.
Die offiziellen Fonio-Telefonpakete
Diese Preise gelten für die Fonio-Software. Unsere Einrichtung und eine Betreuung durch Hero Agency kommen je nach Auftrag separat hinzu.
Solo
Team
Scale
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Bei Jahresabos erfolgt die Abrechnung jährlich; die Spalte zeigt den rechnerischen Monatspreis. Stand: 11. Oktober 2026. Maßgeblich sind die aktuellen Konditionen von Fonio.
Was kann zusätzlich kosten?
Bei Solo und Team werden nach Verbrauch der enthaltenen Minuten automatisch weitere 100 Minuten für 15 € ergänzt. Sie gelten für den laufenden Abrechnungszeitraum. Weitere Rufnummern kosten in diesen Tarifen jeweils 9 € pro Monat. Für ausgehende Anrufe fallen zusätzlich Verbindungskosten an; beim Scale-Paket werden Zusatzleistungen individuell vereinbart.
Einrichtung und Kosten im Detail ansehen
Und wenn Ihre Kunden lieber schreiben?
Zusätzlich zum Telefon können wir mit Fonio auch Assistenten für WhatsApp oder Ihre Website einrichten. Diese beantworten schriftliche Fragen und nehmen Anliegen auf. Jeder Kanal wird dafür gesondert eingerichtet.
Die offiziellen Fonio-WhatsApp-Pakete
Solo
Team
Scale
Auch diese Preise sind netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Jahrespreise sind Monatspreise bei jährlicher Abrechnung. Bei Solo und Team kostet jede zusätzliche WhatsApp-Nummer 19 € pro Monat. Einrichtung und Betreuung durch Hero Agency werden separat vereinbart.
Die öffentliche Preisliste weist mögliche zusätzliche Meta-Gebühren und die Kosten bei Überschreitung des WhatsApp-Kontingents nicht eindeutig aus. Diese Punkte klären wir vor Ihrem Angebot.
Stand: 11. Oktober 2026. Maßgeblich sind die aktuellen Konditionen von Fonio.
WhatsApp-Tarife bei Fonio prüfen
WhatsApp und Website-Chat kennenlernen
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Ersetzt ein KI-Telefonassistent mein Team?
Er übernimmt die Aufgaben, die Sie ihm geben: zum Beispiel Öffnungszeiten nennen, Fragen zum Angebot beantworten oder einen Rückruf vorbereiten. Persönliche Beratung und Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team. Wenn jemand einen Menschen sprechen möchte, richten wir dafür einen passenden Weg ein.
Ist das ein Telefonservice mit echten Mitarbeitern?
Bei diesem Angebot nimmt eine KI den Anruf an. Sie arbeitet mit Ihren Unternehmensinformationen und den Regeln, die wir mit Ihnen festlegen. Ein klassischer Telefonservice mit menschlichen Mitarbeitern ist ein anderes Angebot. In unseren Testgesprächen hören Sie selbst, ob der KI-Assistent zu Ihren Anrufern passt.
Kann ich meine bisherige Telefonnummer behalten?
Wir prüfen, wie Ihre Nummer heute genutzt wird und ob sich Anrufe passend umleiten oder anbinden lassen. Das hängt von Ihrem Telefonanbieter und Ihrer Anlage ab. Sie erfahren vor der Einrichtung, welcher Weg für Ihren Betrieb möglich ist.
Kann die KI auch abends und am Wochenende antworten?
Sie können den Assistenten für Zeiten einrichten lassen, in denen Ihr Team nicht abnimmt. Er beantwortet dann die hinterlegten Fragen und nimmt Anliegen auf. Einen Rückruf durch Ihr Team oder einen Termin sagt er nur nach den dafür festgelegten Regeln zu.
Kann ich den Assistenten vor dem Start ausprobieren?
Ja. Sie führen mit uns Testgespräche und hören, wie der Assistent Ihre Fragen beantwortet. Dabei prüfen wir auch unklare Anliegen, korrigierte Telefonnummern und Weiterleitungen. Erst nach Ihrer Freigabe startet der vereinbarte Einsatz.
Finden wir heraus, welche Anrufe Sie abgeben können
Erzählen Sie uns, welche Fragen bei Ihnen immer wieder am Telefon landen. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, was ein Assistent davon übernehmen kann und wie die Einrichtung für Ihren Betrieb aussehen würde.